Zakon o elektonskom fakturisanju suštinski menja i pojam fakture i dosadašnji način izdavanja i obrade računa. Pripremajući se za ove promene u poslovanju, COMING se tokom prethodne godine aktivno bavio razvojem integracionih servisa koji će olakšati razmenu podataka između sistema.

Četvrta industrijska revolucija donela je promenu načina poslovanja u celom svetu, a Srbija nije izuzetak. Program razvoja elektronske uprave u Republici Srbiji za period od 2020. do 2022. godine daje značaj korisnički orijentisanom pristupu projektovanju i pružanju elektronskih usluga, uključujući i implementaciju odgovarajućih propisa Evropske unije koji se odnose na elektronsko fakturisanje. To je dovelo do donošenja Zakona o elektronskom fakturisanju, koji suštinski menja pojam fakture i dosadašnji način izdavanja, dostavljanja, prijema i čuvanja računa.

Sistem elektronskih faktura

Zakon o elektronskom fakturisanju podrazumeva jednoobraznu strukturu fakture, koja mora da bude izrađena u XML formatu, u skladu sa odgovarajućim standardom, što bi dovelo do interoperabilnosti sistema u okvirima Srbije, ali i u odnosima sa inostranstvom. Ovakvo određivanje pojma elektronske fakture iz upotrebe eliminiše sve druge do sada korišćene forme fakture (papirna, PDF i sl.).

Novi propis menja i način fakturisanja, pošto uspostavlja centralni državni sistem – Sistem elektronskih faktura, informatičko-tehnološko rešenje preko koga se vrši slanje, prijem, evidentiranje, obrada i čuvanje elektronskih faktura. Ovim je onemogućeno da se ispravnim smatra fakturisanje i slanje zahteva za isplatu na osnovu transakcija sa naknadom na bilo koji drugi način osim korišćenjem sistema koji predviđa aktuelni propis. Na ovaj način poreskim organima biće omogućen neposredan uvid u transakcije, te će biti smanjena verovatoća za poresku evaziju, a uvećana uspešnost naplate poreza.

Ono na čemu je COMING radio u prethodnom periodu jeste upravo priprema za ovakav vid poslovanja.

Integracione komponente u ComDoc sistemu

COMING se u prethodnih godinu dana aktivno bavio razvojem integracionih servisa, poštujući principe agilne integracije. Kreirali smo integracione komponente koje služe za razmenu podataka između bilo koja dva sistema koji podržavaju prijem ili slanje podataka putem API-ja. Korisnik unosi osnovna podešavanja, kao što su API linkovi za oba sistema, mapiranje podataka, način autentifikacije i kredencijale. Ti podaci se pohranjuju, a integraciona komponenta je ta koja ima sve informacije o tome u kom formatu su podaci koje jedan sistem očekuje, odnosno drugi šalje i vrši njihovu razmenu.

Jedan od primera kako su ove komponente iskorišćene je u ComDoc sistemu za upravljanje dokumentima (DMS), gde postoji mogućnost za slanje metapodataka dokumenta iz DMS-a u neki eksterni sistem koji ima mogućnost da putem API-ja te podatke primi. Drugi primer je sinhronizacija subjekata (kontakta/partnera) između ComDoc-a i nekog spoljnog sistema, kako bi se unos ovih podataka centralizovao. Ova stavka biće posebno bitna sada kada ulazimo u sistem e-faktura, pošto će biti neophodno omogućiti povezivanje sa centralizovanim Sistemom elektronskih faktura.

Od trenutka kada je Ministarstvo finansija najavilo ovakav sistem, COMING priprema svoje rešenje tako da može fakturu, koja je u DMS automatski prispela iz nekog ERP-a ili je uneta ručno, da pošalje na Sistem elektronskih faktura koji priprema Ministarstvo finansija. Takođe, DMS će imati mogućnost primanja e-faktura. Zakon određuje da Sistemu elektronskih faktura korisnik može pristupati neposredno, ali i korišćenjem usluga informacionog posrednika. Iako korišćenje sistema informacionog posrednika nije obavezno, može imati prednosti, naročito ako se dnevno šalje veliki broj faktura i pratećih dokumenata i potrebno je da se sve one nalaze na jednom mestu, uz svu ostalu dokumentaciju, radi lakšeg i jednostavnijeg pristupa i pregleda.

COMING već ima razvijen i sistem za sinhronizaciju, tako da će sinhronizacija subjekata biti direktno moguća ukoliko Ministarstvo finansija bude dalo takvu mogućnost. Ovo je važno, pre svega, zato što se primalac, odnosno pošiljalac, vezuje za fakturu isključivo preko poreskog identifikacionog broja (PIB). Svaka transakcija između subjekata vrši se samo ukoliko je izvršena registracija.

Po trenutno dostupnim zvaničnim informacijama iz Ministarstva finansija, ukoliko se kroz pristup Sistemu elektronskih faktura zahteva izdavanje fakture za primaoca za koga nije izvršeno registrovanje, ali koji ima PIB u skladu sa podacima u jedinstvenom registru poreskih obveznika, biće izvršeno registrovanje primaoca po automatizmu, a elektronska faktura će biti izdata, sačuvana i predata primaocu ukoliko je za konkretnu transakciju počela da se primenjuje zakonska obaveza primaoca da primi elektronsku fakturu.

Upravljanje e-fakturama u DMS-u

DMS će posedovati mogućnost komunikacije sa sistemom elektronskih faktura, po unapred definisanim pravilima koja će Ministarstvo finansija propisati. Korišćenjem integracionih komponenata, biće moguća komunikacija preko API-ja koje je ovo ministarstvo najavilo, što znači da će manipulacija nad elektronskom fakturom moći da se vrši direktno iz DMS-a.

Prilikom slanja fakture korisnik će u DMS-u imati informaciju o svim poslatim fakturama, o tome da li je primalac primio, prihvatio ili odbio fakturu. Pored toga, imaće uvid u razlog odbijanja fakture. Takođe, dobiće pregled faktura koje su mu pristigle, sa opcijama pregleda, prihvatanja i odbijanja. Ukoliko korisnik prihvati fakturu, a plaćanje vrši u nekom eksternom sistemu, biće omogućeno slanje fakture iz DMS-a direktno u taj sistem ili čuvanje u istom, radi kasnijeg prosleđivanja na plaćanje.

Ovakvom automatizacijom u poslovanju dolazimo do najvažnije prednosti e-faktura, a to su uštede u vremenu i novcu. Pored toga, smanjuje se mogućnost nastanka greške u samom procesu rada, kao i mogućnost „gubitka“ fakture. Dobija se preglednost prilikom razmene podataka, komunikacija se odvija na brži i lakši način. Izbegavaju se registratori i nepregledne gomile papira, a dokumentacija se čuva na jednom mestu i može joj se pristupiti u bilo kom trenutku, s bilo kog mesta, jednostavnim pristupom sistemu.

Maja Mitrović i Višnja Crnogorac, Coming