U prethodnih godinu dana COMING se bavio razvojem integracionih servisa, te su kreirane integracione komponente koje služe za razmenu podataka između bilo koja dva sistema koji podržavaju prijem ili slanje podataka putem API-ja. Razvijanje integracionih komponenata omogućilo je COMING-u da kreira sistem koji obezbeđuje povezivanje korisnika na Sistem elektronskih faktura.

Covid-19 pandemija značajno je uticala na poslovanje brojnih preduzeća, kako u svetu, tako i u Srbiji. Donošenje novog zakona o elektronskom fakturisanju uvodi posebnu obavezu elektronskog evidentiranja i obračuna poreza na dodatu vrednost u sistemu za elektronsko fakturisanje i uređuje način korišćenja sistema elektronskih faktura za sve korisnike iz oblasti javnog sektora, kao i za sve privredne subjekte iz privatnog sektora, ukoliko su obveznici PDV-a. Zakon podrazumeva izradu fakture u XML formatu, u skladu sa odgovarajućim srpskim standardom usvojenim od strane nacionalnog tela za standardizaciju, koji je u Republici Srbiji izrađen po uzoru na evropski standard ISO/IEC 19845:2015/OASIS Universal Business Language. Ovakva obrada elektronskih faktura donosi interoperabilnost sistema u Srbiji, ali i u odnosima sa inostranstvom.

Faze primene elektronskih faktura

Od 1. maja 2022. godine počela je obaveza primene elektronskih faktura za subjekte javnog sektora po osnovu međusobnih transakcija (G2G transakcije), kao i obaveza slanja elektronskih faktura subjektima javnog sektora od strane subjekata privatnog sektora (B2G transakcije). Obaveza za subjekte javnog sektora da izdaju fakture subjektima privatnog sektora koji su obveznici primene zakona, kao i za subjekte privatnog sektora da prime i čuvaju elektronske fakture izdate od strane subjekata javnog i privatnog sektora, počela je sa primenom 1. jula 2022. Od januara 2023. godine očekuje se da se izdavanje i čuvanje faktura na nov način vrši i između svih subjekata privatnog sektora koji su obveznici PDV-a (B2B transakcije). U prethodnih godinu dana COMING se bavio razvojem integracionih servisa, te su kreirane integracione komponente koje služe za razmenu podataka između bilo koja dva sistema koji podržavaju prijem ili slanje podataka putem API-ja.

Prednosti integracionih servisa

Razvijanje integracionih komponenata omogućilo je COMING-u da kreira sistem koji obezbeđuje povezivanje korisnika na Sistem elektronskih faktura (SEF). Ovo rešenje pruža mogućnost slanja, prijema, evidentiranja, obrade i čuvanja elektronskih faktura, kao i praćenje njihovog statusa i prijem obaveštenja na e-mail korisnika. Aplikativni sistem moguće je integrisati sa modernim računovodstvenim sistemima i ERP rešenjima, što unapređuje i pojednostavljuje komunikaciju. Pored osnovnih metoda koje pruža Sistem elektronskih faktura, naš servis nudi dodatne metode, kao što je kreiranje nacrta, naknadno dodavanje priloga i potom slanja fakture. To olakšava rad eksternim sistemima koji nemaju mogućnost slanja priloga kroz XML. Prilikom slanja fakture, korisnik DMS-a ima informaciju o svim poslatim fakturama, o tome da li je primalac primio, pregledao, prihvatio ili odbio fakturu, kao i razlog odbijanja fakture. S druge strane, korisnik ima mogućnost pregleda svih pristiglih faktura, pri čemu ima opciju odbijanja i prihvatanja fakture, uz prateći komentar, koji daje detaljne informacije o razlogu odbijanja/ prihvatanja fakture. Servis za elektronske fakture nudi jednostavan prikaz svih potrebnih informacija o fakturi, pregled fakture u PDF formatu, kao i preuzimanje XML fajla. Neophodno je da korisnik vodi evidenciju o vremenu prijema svake pojedinačne fakture, jer vremenski rokovi igraju veoma važnu ulogu kod prijema elektronskih faktura. Prilikom dobijanja obaveštenja o prispeću fakture subjekat javnog sektora u obavezi je da tu fakturu odobri u roku od 15 dana. U suprotnom, faktura će biti automatski prihvaćena. Takođe, faktura će automatski biti odbijena ukoliko subjekat privatnog sektora ne odobri fakturu u roku od 20 dana. Naše rešenje poseduje sistem upozorenja koji obaveštava korisnike da se bliži istek roka za obradu fakture. Ovim se smanjuje mogućnost da dođe do greške u procesu rada, kao i mogućnost da se faktura automatski odobri na neželjen način.

Funkcionalnosti ComDoc aplikacije

Servis elektronskih faktura omogućava izvoz faktura u vidu excel tabele, što korisniku može poslužiti kao delovodnik. Brza i efikasna pretraga po svim kolonama tabele značajno olakšava rad. Pored toga, moguće je odabrati prikaz kolona tabele, što svakom korisniku daje mogućnost pregleda informacija koje su konkretno njemu od značaja. Još jedna bitna funkcionalnost sistema je i prijava reklamacija ka CRFu. DMS pruža jasan tabelarni prikaz i lako pretraživanje prema bilo kojoj od karakteristika reklamacija zavedenih u CRF sistemu. Prilikom pregleda pojedinačne reklamacije moguće je steći uvid u šire informacije o njoj, kao što su CRF identifikator, kategorija problema, datum kreiranja i dodatne informacije. Svaka reklamacija sadrži i svoj status, koji se redovno ažurira, a moguće je i poslati zahtev za njegovo ažuriranje. COMING ComDoc sistem za upravljanje dokumentima (DMS) predstavlja aplikaciju koja sadrži brojne alate za manipulaciju dokumentima, kao što su zavođenje, čuvanje, pretraživanje dokumentacije, kao i vođenje neograničenog broja procesa, koje je moguće podešavati u skladu sa pojedinačnim potrebama svakog korisnika. Integracijom servisa za razmenu elektronskih faktura omogućena je obrada faktura kroz procese, čime je postignuto da se procesi u firmi ne menjaju, iako je sistem potpuno drugačiji. Svaka akcija nad fakturom, bilo iz sistema koji se bavi samo elektronskim fakturama ili iz radnog procesa u okviru DMS-a, direktno se preslikava na stanje fakture u centralnom sistemu Ministarstva finansija, pri čemu ministarstvo garantuje validnost podataka i kao odgovor šalje informacije o promeni statusa fakture. Obaveštavaju se korisnici DMS-a, ali i svi povezani sistemi kojima je ta informacija od značaja. Sve to dovodi do automatizacije i osigurava verodostojnost podataka u svakom trenutku.

Integracija i automatizacija za lakše poslovanje

Razvojem integracionih komponenata dobili smo i mogućnost prosleđivanja podataka o dokumentu nekom eksternom sistemu. Upravo ova funkcionalnost doprinela je lakoj integraciji sa ERP sistemima, pri čemu se nakon prijema faktura dodatno opisuje informacijama koje ne postoje u SEF-u, a potrebne su za knjiženje fakture, i faktura se kao takva šalje u ERP, gde se vrši knjiženje. Ovakva automatizacija olakšava poslovanje unutar kompanije, pruža preciznost i tačnost, jer u svakom trenutku znate gde se nalazi vaša faktura, da li ju je i ko preuzeo, te se komunikacija odvija brže i lakše. Izbegavaju se nepregledne gomile papira, što daje doprinos očuvanju životne sredine, a korisnicima omogućava pristup dokumentaciji, koja se nalazi na jednom mestu i dostupna je u svakom trenutku, s bilo kog mesta, jednostavnim pristupom sistemu. Konačno, sve ovo utiče na uštedu vremena i novca. Imajući u vidu obimnost i kompleksnost koju donosi proces digitalizacije i uvođenje elektronskog fakturisanja, COMING nudi besplatne obuke, koje omogućavaju korisnicima da se temeljno upoznaju sa sistemom i načinom rada eFaktura. Specijalističke obuke koje COMING organizuje omogućuju korisnicima da saznaju kako da se najlakše prilagode Zakonu o elektronskom fakturisanju. Naši stručnjaci su tu da klijentima olakšaju rad i pomognu im da maksimalno iskoristite prednosti koje nudi naš aplikativni sistem. Počev od septembra, COMING je uspešno održao nekoliko obuka, na kojima su se klijenti upoznali sa načinom korišćenja sistema, kao i najčešćim scenarijima za slanje i prijem elektronskih faktura. Nezavisno od toga da li se radi o velikom, srednjem ili malom preduzeću, COMING može prilagoditi ponudu potrebama klijenata, tako da na najpovoljniji način implementira sistem elektronskih faktura i time ubrza proces naplate i poslovanje u skladu sa zakonom. Prijavu za besplatnu obuku možete izvršiti na e-mail efaktura@comdoc.rs. Nina Nešić, COMING