Radio-televizija Vojvodine je regionalni javni medijski servis sa sedištem u Novom Sadu. Kako RTV pruža medijske usluge na dva televizijska i tri radijska programa na teritoriji Autonomne pokrajine Vojvodine, kao i elektronsko izdanje na internetu i drugim informaciono-komunikacionim medijskim platformama, organizovanje poslovanja na visokom nivou i bezbedno skladištenje neophodne dokumentacije postali su nužnost.

Digitalizovanje dokumentacije postaje uobičajena praksa u velikom broju firmi. Klasičan način arhiviranja dokumentacije u kartonskim registratorima, koji su podložni mehaničkim oštećenjima, odlazi u zaborav. Na scenu stupaju Document Management sistemi. Ovakva tehnička rešenja omogućavaju dugotrajno i bezbedno skladištenje, kao i efikasno praćenje svih dokumenata u okviru kompanije. Jedno od ovih DMS rešenja je ComDoc sistem, u potpunosti kreiran od strane stručnog tima kompanije COMING.

Radio-televizija Vojvodine, kao jedan od dva javna medijska servisa u Srbiji, usled velikog obima posla i unapređenja poslovnih procesa u organizaciji, opredelila se za digitalizaciju dokumentacije i automatizaciju radnih tokova dokumenata putem ComDoc sistema.

DM rešenje u poslovnom okruženju medijskog servisa

Uvođenje jedinstvenog sistema za upravljanje dokumentima medijskog servisa omogućava centralizovanje informacija, čime se izbegavaju višestruki unosi podataka i olakšava pretraživanje svih dokumenata na jednom mestu.

Pre same implementacije rešenja bilo je potrebno izvršiti analizu trenutnog poslovnog okruženja, što podrazumeva analizu potrebnih kategorija dokumenata, kao i definisanje privilegija korisnika. Na osnovu izvršene analize, formiran je dokument funkcionalne specifikacije korisničkih zahteva.

Proces implementacije podrazumevao je redizajn postojeće skladišne infrastrukture NetApp FAS 2552, za potrebe skladištenja dokumenata, sa ciljem kreiranja adekvatnih resursa (volumen i/ili LUN-ovi) na postojećem storidž sistemu, koji bi omogućili da se dokumenti skladište korišćenjem FC ili CIFS protokola.

Implementacija modula pisarnice podrazumevala je kreiranje odgovarajućih korisničkih naloga, kategorija dokumenata i odgovarajućih atributa.

Nakon toga osnovni modul je testiran, a svi korisnici prošli su kroz sistem obuke u trajanju od najmanje 10 časova. U fazi testiranja modula radnih procesa radi se detaljna analiza poslovnih procesa i njihova implementacija sa ključnim korisnicima, gde je potrebno izvršiti obuku svih zaposlenih za korišćenje radnih modula u trajanju od 30 časova.

Visoka bezbednost podataka

Pored jednostavnog skeniranja i arhiviranja dokumenata, veoma važna komponenta sistema je bezbednost unetih dokumenata. Ona je postignuta kroz sistem autentifikacije i autorizacije, gde svakom od zaposlenih može pripadati samo jedna od navedenih uloga:

• superadministrator – mogućnost manipulacije nad svim delovima sistema;
• dokument administrator – manipulacija se vrši nad kategorijama dokumenata i dokumentima za koje korisnik ima privilegije;
• čitalac dokumenta – korisnik sa ovom ulogom ima mogućnost čitanja dokumenata za koje poseduje pravo.

S obzirom na to da DMS obuhvata ceo životni vek jednog dokumenta i da se nad dokumentima aktivno obavljaju različite aktivnosti, a sam sadržaj dokumenata može biti veoma osetljiv, zaštita podataka u okviru ComDoc-a podignuta je na još viši nivo.

Pored smanjenja troškova, usled smanjenja logistike i boljeg uvida u procese, ovo rešenje omogućilo je i eliminisanje suvišne telefonske komunikacije između izvršilaca radnih procesa, jer se prenošenje svih potrebnih informacija u vezi sa izvršenjem radnih procesa i promenama u poslovanju vrši kroz sam sistem.

Osim benefita koje osećaju zaposleni, kao što su lakši pregled dokumentacije, podela poslova, olakšan rad i rukovanje dokumentima, menadžment RTV-a sada ima bolji uvid u tok podataka, uvid u status realizacije predmeta, kao i mogućnost za unapređenje procesa.

Sistem za elektronske fakture

Pored osnovnih modula ComDoc sistema, izvršena je i implementacija modula za elektronsku razmenu faktura. Ovaj modul omogućava automatizaciju i upravljanje procesom slanja, primanja i čuvanja elektronskih faktura, onako kako je to predviđeno Zakonom o elektronskom fakturisanju.

Modul za e-fakture obuhvata sledeće funkcionalnosti:

• slanje faktura; • praćenje informacija o poslatim fakturama;
• primanje faktura; • praćenje informacija o odbijanju ili prihvatanju faktura;
• pregled primljenih faktura;
• prikaz i unos razloga za odbijanje faktura;
• opciju za prihvatanje ili odbijanje faktura;
• čuvanje svih faktura;
• pretragu faktura (po svim parametrima).

Integracijom ComDoc sistema sa sistemom za razmenu elektronskih faktura uspostavljena je obrada faktura kroz procese, pri čemu je omogućeno da procesi u firmi ostanu isti, bez obzira na to što se sistem promenio. Ovakvom automatizacijom značajno je olakšano poslovanje unutar javnog medijskog servisa, jer su zaposleni u mogućnosti da u svakom trenutku vide gde se njihova faktura nalazi i da li je u procesu obrade, što značajno olakšava i ubrzava internu komunikaciju. Takođe, uz pomoć sistema za elektronsko fakturisanje RTV ubrzava proces izmirivanja i naplate dugovanja.

U cilju stvaranja modernog radnog sistema, koji će omogućiti jednostavnu i pouzdanu manipulaciju dokumentima i upravljanje elektronskim fakturama, Radio-televizija Vojvodine sarađivala je sa stručnim timom kompanije COMING – Computer Engineering, koja je bila zadužena za potpunu implementaciju ComDoc sistema, kao i sistema za elektronsko fakturisanje.

COMING