Tradicionalni model arhiviranja neumitno odlazi u prošlost, a zamenjuje ga čuvanje dokumenata u cloud-u. Ušteda novca i prostora, poboljšanje produktivnosti, brzo deljenje informacija i povećana sigurnost samo su neke od prednosti digitalnog arhiviranja dokumentacije.

Početni korak u stvaranju „kancelarije bez papira“ predstavlja digitalizacija svih dokumenata, odnosno njihovo konvertovanje u digitalni format. Na ovaj način podaci postaju dostupniji i lako pretraživi, a sve što vam je u „kancelariji bez papira“ potrebno jesu računar i mesto za čuvanje podataka (na računaru ili serveru).

Kao odgovor na rastuće potrebe domaćeg tržišta za kompletnim, jednostavnim i funkcionalnim rešenjem za arhiviranje i manipulaciju dokumentima, trajno čuvanje u skladu sa bezbednosnim standardima i praćenje istorije svakog dokumenta, COMING vam predstavlja ComDoc. Ovo savremeno tehnološko rešenje vremenom će rasti i razvijati se sa vašim poslovanjem. To je dugoročna investicija u efikasno iskorišćenje vašeg radnog vremena, koja će se vremenom svakako isplatiti.

ComDoc omogućava ubrzano evidentiranje predmeta na mestu prijema, brz unos multimedijalnih priloga (skeniranje ili učitavanje), povezanost delovodnika i arhive, brz pristup informacijama, istovremeni rad više osoba na jednom predmetu, efikasno praćenje predmeta i kontrolu njihovog rešavanja (rule based workflow), brzo pretraživanje dokumenata, digitalno potpisivanje dokumenata (pojedinačno ili grupno) itd.

Organizovanje dokumenata i tok podataka

Korisnik koji u okviru jedne kompanije ima privilegije da kreira stablo kategorija i potkategorija ima mogućnost da pravi strukturu sličnu onoj u fajl sistemu, tj. foldere i potfoldere, da definiše tipove dokumenata i kreira dodatne atribute koji su vezani za te tipove. Rešenje omogućava vođenje elektronskog delovodnika na sledeći način: za svaku kategoriju moguće je dodeliti šifru, koja će biti sastavni deo delovodnog broja, dok se na nivou kompanije može definisati način generisanja delovodnog broja.

Skeniranje predstavlja dobar način da se dokumenti u papirnom obliku digitalizuju i kao takvi trajno čuvaju u digitalnoj arhivi. Aplikacija nudi mogućnost skeniranja dokumenata sa bilo kog uređaja koji se nalazi na mreži, nakon čega je moguće manipulisati dokumentima, dodati opisne atribute na osnovu kojih se olakšava pretraga, potpisati dokument i proslediti ga nekom na mail, ukoliko korisnik to želi. Postoji mogućnost da se dokument koji se već nalazi u digitalnom obliku učita sa fajl sistema. Korisnik može učitati do deset dokumenata jednostavnim prevlačenjem na formu. Dalja manipulacija dokumentom vrši se na isti način kao i kod skeniranja.

Kada se dokument skenira ili učita i kada mu se dodele tip i atributi, korisnik može digitalno da potpiše dokument. Osnova ComDoc-a jeste workflow dokumenata, odnosno dodeljivanje dokumenta određenoj osobi na obradu na osnovu toka podataka. Korisnicima smo dali mogućnost manuelnog upravljanja tokom, gde se dokument ručno prosleđuje narednoj osobi kada prethodno lice završi rad na njemu, ali mnogo zanimljivija jeste druga opcija, a to je rule based workflow.

Rule based workflow definiše konkretan tok dokumenta, odnosno put dokumenta koji on mora preći da bi bio verifikovan i arhiviran, čime postižemo automatizaciju procesa i poštovanje unapred definisane hijerarhije i procedura rada. U slučaju da je tok podataka unapred definisan, a to je veoma čest slučaj, dokument se automatski dodeljuje osobi kada prethodna reši svoj korak. Treća opcija jeste hibridni pristup, odnosno kombinacija prethodna dva.

Funkcija digitalnog potpisa

Digitalni potpis je vitalna funkcija ovog servisa i to je ono što ga razlikuje od ostalih sistema za arhiviranje dokumenata. Digitalni potpis potvrđuje autentičnost sadržaja poruke i garantuje identitet potpisnika dokumenta. Uz to, kroz uloge, tj. naloge u sistemu postiže se dodatna bezbednost podataka. U okviru jedne kompanije nalog se dodeljuje administratoru, koji potom može da dodeljuje naloge zaposlenima u svom okruženju, kao i da im uvodi ograničenja, u smislu pretrage, izmene i arhiviranja podataka.

Korisnik koji ima ovu ulogu u sistemu jedini ima mogućnost brisanja dokumenata, kao i kreiranja strukture foldera/ kategorija i definisanja novih tipova atributa. Korisnici kojima pripadaju ostale uloge mogu samo da obavljaju osnovne operacije nad dokumentima. Kada postoji potreba da neku grupu dokumenata automatski potpišemo i arhiviramo istim potpisom, da ne bismo svaki dokument posebno učitavali i potpisivali postoji opcija grupnog potpisivanja dokumenata. Ovo će omogućiti učitavanje određenog broja dokumenata i izbor sertifikata kojima će oni biti potpisani. Nakon toga, svi dokumenti će biti potpisani i arhivirani pod nekim imenom. Ukoliko postoji potreba da se na jednom dokumentu nađe više potpisa, kao što je slučaj sa ugovorima ili overom, ComDoc ima i opciju višestrukog potpisivanja dokumenta.

Automatizacija procesa

Ako postoji potreba za arhiviranjem velikog broja dokumenata iste strukture, moguće je definisati polja iz kojih će se čitati tekst za određeni tip dokumenta i time automatizovati sam proces arhiviranja, uz korišćenje OCR-a (Optical Character Recognition) i OMR-a (Optical Mark Recognition). Na primer, potrebno je arhivirati nekoliko hiljada faktura, gde nam je poznato da je na svim dokumentima broj fakture na istom mestu, a baš taj broj treba da bude upisan kao ime dokumenta.

Označićemo region gde se taj broj nalazi i vezati ga za tip dokumenta, u ovom slučaju faktura, a atribut će biti ime dokumenta. Kada učitavamo dokumente i kažemo da je njihov tip faktura, OCR će očitati vrednost iz zadatog regiona i ime dokumenta će se upisati automatski. Ovo je samo jedan od primera primene OCR-a. Primenu OMR-a vidimo npr. kod popunjavanja anketa, gde će se čekiranja polja automatski prepoznati, ili kod provere postojanja potpisa ili pečata, gde će u slučaju nedostatka istog izaći obaveštenje o nevalidnosti dokumenta. Omogućili smo korisnicima i pregled krajnjih rokova kroz kalendar, npr. rokova ugovora ili krajnjih rokova za realizaciju i u planu je da se ova funkcionalnost integriše kroz, na primer, Exchange ili Google kalendar.

ComDoc – za efikasnije i bezbednije arhiviranje

S obzirom na to da ComDoc obuhvata ceo životni vek jednog dokumenta i da se nad dokumentima aktivno obavljaju različite aktivnosti, a sam sadržaj dokumenata može biti osetljiv, zato smo zaštitu podataka podigli na još viši nivo. U arhivu je već implementiran sistem koji podrazumeva 13 različitih vrsta privilegija na nivou kategorija po pojedinačnom korisniku.

Ovaj softver predstavlja odličan repozitorijum dokumenata koji je organizovan kao web aplikacija, uz mogućnost hostovanja u cloud-u, pa dokumenti postaju dostupni u bilo koje vreme i na bilo kom mestu. Za to vam nije potrebna nikakva infrastruktura, niti specijalizovani hardver – sve što vam treba jeste internet veza. U eri u kojoj svaki segment poslovanja može biti unapređen korišćenjem informacionih tehnologija koje se oslanjaju na resurse u oblaku, javlja se potreba za efikasnijim i bezbednijim načinom čuvanja dokumenata.

Digitalizacija arhiva predstavlja ključ za uspešno funkcionisanje jedne kompanije. Potpuna digitalizacija svakako znači i potpunu automatizaciju poslovnih procesa, sa ciljem postizanja modela poslovanja koji su u korak sa vremenom i zahtevima tržišta. Digitalna arhiva omogućava lakše ostvarenje svih budućih zamisli jednostavnim nadogradnjama i razvijanjem već postojećeg sistema.

Miljana Đorđević