Business Suite 4 SAP HANA, četvrta generacija SAP ERP-a, donosi brojne novine i prednosti u odnosu na starije verzije. Implementacija jednog ovakvog rešenja predstavlja ogroman izazov, pa je neophodno da sve aktivnosti budu detaljno isplanirane…

Nakon konverzije sa SAP ECC 6.0 sistema koju je COMING izvršio u kompaniji MSK Kikinda, SAP S/4HANA ERP dobio je svoju prvu implementaciju u regionu Jugoistočne Evrope. S/4HANA je četvrta generacija SAP-ovog ERP rešenja i sa svojim revolucionarnim konceptom donosi brojne novine i prednosti u odnosu na starije verzije.

Ono što SAP Business Suite 4 SAP HANA primarno razlikuje od ranijih verzija je to što radi isključivo nad SAP HANA in-memory bazom podataka, za razliku od prethodnih verzija koje su mogle da rade i sa drugim bazama podataka (Oracle, Microsoft SQL Server). Iako je i ranije verzije moguće podesiti da rade sa SAP HANA bazom podataka, time se neće dobiti ni delić benefita koje pruža S/4HANA. Razlog je to što stariji sistemi nisu optimizovani za SAP HANA bazu podataka, tako da se mogu očekivati samo minimalna poboljšanja brzine rada sistema. Sa druge strane, S/4HANA sistem je razvijan tako da iskoristi sve prednosti SAP HANA sistema za upravljanje podacima. S/4HANA omogućava obradu izuzetno velike količine podataka za veoma kratko vreme, tako da korisnici dobijaju podatke u realnom vremenu i na osnovu njih mogu da donose ispravne i pravovremene poslovne odluke.

Još jedna veoma bitna stvar koju S/4HANA donosi je novo korisničko okruženje Fiori. Fiori omogućava skup aplikacija koje se koriste u redovnim poslovnim funkcijama, kao što su odobrenja za rad, finansijske aplikacije, aplikacije za proračune i razne self-service aplikacije. SAP Fiori pruža personalizovano korisničko iskustvo, zasnovano na ulogama. To znači da je svakom korisniku moguće dodeliti ulogu na osnovu koje će mu biti dostupan određen skup Fiori aplikacija, koje on dalje može organizovati po sopstvenom izboru i pristupati im sa bilo kog uređaja (laptop, telefon, tablet) kroz web browser. Kada se SAP Fiori aplikacije kombinuju sa snagom SAP HANA baze dobija se moćan alat, koji može da obradi veliku količinu podataka za kratko vreme i korisnicima pruži validne informacije u realnom vremenu.

Priprema projekta

Implementacija jednog ovakvog rešenja predstavlja ogroman izazov, kako za kompaniju koja uvodi S/4HANA rešenje, tako i za kompaniju implementatora. U pitanju su veliki projekti, koji najčešće obuhvataju više lokacija i mogu trajati duži vremenski period, često i duže od godinu dana, pa je stoga neophodno da sve aktivnosti budu detaljno isplanirane i da svaki učesnik u projektu zna svoja precizna zaduženja. Ako to nije slučaj, velika je verovatnoća da dođe do probijanja rokova i produženja trajanja projekta ili do toga da se određene funkcionalnosti zanemare i ne implementiraju u novi sistem. Sve to za sobom povlači i veće troškove implementacije, a postoji i mogućnost da projekat u potpunosti ne uspe.

Da bi se izbegli veći problemi i implementacija realizovala u zadatim vremenskim okvirima potrebna je detaljna priprema projekta, koja počinje definisanjem projektnih timova izvođača i korisnika, projektnog poslovnika i projektne dokumentacije (template) koja će se koristiti u razmeni podataka između izvođača i korisnika.

Takođe, vrše se i funkcionalne pripreme, koje obuhvataju proveru postojeće IT infrastrukture. S/4HANA ima izuzetno velike infrastrukturne zahteve, koji bi od korisnika zahtevali jako velika finasijska ulaganja u opremu. Zbog toga kompanija COMING predlaže implementaciju na COMING cloud platformi, gde korisnik bez investicionih troškova dobija sve potrebne resurse za sve sisteme (DEV, test, produkcija) i servise koji su potrebni. Za razliku od on-premises infrastrukture, na COMING cloud infrastrukturi je moguće jednostavno i brzo proširenje ili smanjenje raspoloživih resursa, što doprinosi kontroli troškova.

Business blueprint

Nakon toga pristupa se izradi business blueprint dokumenta. Business blueprint treba detaljno da opiše kako budući sistem treba da izgleda i šta sve treba da obuhvati. Što business blueprint bude detaljniji, to će kasnije konsultantima biti lakše da podese sistem na ispravan način. Na fazu izrade blueprint dokumenta odlazi značajan deo procesa implementacije, jer obuhvata veliki broj sastanaka između konsultanata i ključnih korisnika. Da bi se skratilo vreme izrade ovog dokumenta, a istovremeno postiglo da on bude što detaljniji i obuhvatniji, rapidna implementacija uključuje postojanje preciznog šablona dokumenta koji treba da obuhvati sve podatke koji su od značaja za kasniju implementaciju, tako da se taj šablon kroz radionice sa korisnikom dopunjava dok se ne dobije usaglašena verzija business blueprint dokumenta.

Paralelno sa izradom business blueprint-a vrši se analiza svih podataka koje je potrebno migrirati u SAP sistem. Korisnicima se dostavljaju šabloni za uvoz podataka u SAP i pruža im se podrška oko pripreme i konsolidacije matičnih podataka i početnih stanja, tako da kada dođe vreme za import svi podaci budu spremni.

Realizacija i testiranje sistema

Po usvajanju dokumenta kojim se definiše konceptualni dizajn prelazi se na fazu realizacije, gde konsultanti na osnovu informacija napisanih u blueprint-u vrše podešavanje SAP sistema. Nakon podešavanja pristupa se definisanju i usvajanju strategije obuke i izradi korisničke dokumentacije, nakon čega se vrši obuka ključnih korisnika za rad u novom sistemu. Ključni korisnici moraju biti u stanju da isprate ceo proces koji je u njihovoj nadležnosti, jer će oni kasnije biti odgovorni za prenošenje znanja na krajnje korisnike, što obuhvata i kreiranje korisničkih uputstava za krajnje korisnike i predstavljaće prvi nivo podrške za eventualne probleme koji se jave u radu.

U toku faze obuke paralelno se odvijaju i testiranja sistema i radi se na otklanjanju uočenih nedostataka, kako bi sistem bio u potpunosti spreman pre faze produkcije.

U projektima implementacije SAP-a razlikujemo tri vrste testova:

UNIT test – radi se na DEV sistemu. Konsultanti/implementatori proveravaju da li mogu da se izvrše operacije u procesima, npr. da se napravi porudžbina, proknjiži dokument, odštampa faktura.

Integracioni test – proveravaju se procesi u celini i ispravnost svih knjiženja. Na primer, u prodaji se kreira prodajni nalog, vrši se izdavanje robe, knjiži faktura, a nakon toga se proverava da li su u računovodstvu nastali odgovarajući dokumenti i da li su knjiženja ispravna. Radi se na testnom sistemu na kom rade konsultanti/implementatori.

UAT korisnički test – korisnici proveravaju sve iz prethodne tačke, ali svako u svom domenu proverava da li su svi elementi ispravni (profitni centar, konta, iznosi na fakturama, PDV). Kada ključni korisnik potvrdi ovaj test sve je spremno za produkciju. Radi se na testom sistemu.

Kao pomoć u procesu testiranja koristi se spisak poslovnih procesa (test cases), kao i redosled koraka u svakom poslovnom procesu.

Migracija i produkcija

Pre kretanja u fazu produkcije vrši se sprovođenje plana migracije početnog stanja, pri čemu se u produkcionu bazu podataka importuju stanja zaliha, kupaca, dobavljača i dr. iz starog sistema. Po završetku importa početnog stanja počinje se sa upotrebom S/4HANA informacionog sistema za evidentiranje svakodnevnih poslovnih procesa, pri čemu korisnici imaju podršku od strane konsultantske kuće za sve eventualne probleme koji se jave u radu.

Na osnovu svega, može se zaključiti da pouzdana infrastruktura, detaljno planiranje i precizna metodologija smanjuju stres i utrošak vremena i povećavaju verovatnoću da će se projekat završiti na opšte zadovoljstvo, donoseći S/4HANA benefite u poslovanje kompanije.

Bojan Ivanović
COMING