Način na koji će projekat uvođenja ERP rešenja biti izveden mora se takođe temeljno isplanirati. Kompanije s više iskustva u toj oblasti za svoje partnere pripremaju praktične savete kako da taj proces prođe uz što manje problema i dovede do uspešne implementacije. Tako je Microsoft razvio odličnu Sure Step metodologiju, čija primena nije ograničena na implementaciju ERP rešenja, niti je isključivo vezana za Microsoft‑ove proizvode.
Sure Step metodologija obuhvata nekoliko bitnih faza ili koraka. Temeljna realizacija svih koraka dovodi do uspešno implementiranog sistema koji se potom uz održavanje i dodatnu otpimizaciju i nadogradnju preciznije prilagođava potrebama korisnika.
Prvi korak je dijagnostika, gde korisnik ispituje da li softversko rešenje može da isprati poslovne procese i da se implementira u kompaniji. U ovoj fazi korisnik takođe saznaje šta je potrebno od resursa da bi se to rešenje implementiralo i koje će efekte doneti. Takođe, korisnik se upoznaje sa rizicima implementacije projekta.
Sledi analiza sistema, kada se identifikuju i dokumentuju poslovni procesi korisnika. Ističemo da od kvaliteta analize zavisi mnogo toga u kasnijim fazama, a nepravilo zabeleženi procesi mogu dovesti do toga da implementirani softver ne donese očekivane rezultate.
U trećem koraku projektuje se novi sistem. Tada se pronalaze najefikasniji načini da se korisnički procesi i potrebe uklope u odabrani poslovni softver. Može postojati više načina za rešavanje određene situacije – neophodno je opsežno iskustvo kompanije koja uvodi rešenje da bi se odabrala najbolja strategija.
Od razvoja do upotrebe
Nakon projektovanja sistema sledi razvoj – faza u kojoj se softversko rešenje funkcionalno prilagođava onome što treba da radi, programiraju se nove funkcionalnosti, a podaci migriraju u novi sistem (pomoću skripti i funkcija). Na kraju ove faze sprovodi se testiranje, a neophodno je proveriti da li sve funkcionalnosti rade kako treba, da li su podaci pravilno uvezeni u novi sistem i da li je sistem dovoljno bezbedan.
Kada se sve temeljno proveri, sledi postavljanje operativnog sistema na lokaciji sa koje će ga korisnik pokretati. To može biti njegov data‑centar, ali je to sve češće i cloud okruženje. Kada se sistem postavi, sprovodi se dodatno testiranje prihvaćenosti od strane korisnika, testiranje procesa, bezbednosti i opterećenja.
Kada sistem prođe sve testove, implementacija je gotova i sledi poslednja projektna faza – početak upotrebe rešenja u svakodnevnom radu korisnika. Uz to, dve dodatne faze omogućavaju da se rešenje dodatno prilagodi korisničkim potrebama. Jedna je faza optimizacije, kada se otkriva da li postoje mesta na kojima se rešenje ili procesi mogu izmeniti tako da za korisnika primena bude još isplativija. Druga je faza nadogradnje, kada se ustanovi da treba pripremiti neku novu funkcionalnost ili slično.
Ukoliko su sve faze sprovedene dosledno i temeljno, na kraju će korisnik imati ERP rešenje koje će s lakoćom koristiti i koje će mu doneti boljitak u poslovnim rezultatima. Zato i kažemo da je dobra priprema garancija uspeha!
Anatomija otpora kod uvodjenja ERP rešenja
Pri implementaciji novih rešenja u postojeće poslovno okruženje nailazi se često na ozbiljan otpor mnogih činilaca u poslovnom procesu. To je sistemski problem na koji treba računati unapred, kako bi se predupredili potencijalni problemi
Uvođenje ERP‑a po pravilu prate „porođajne muke“, posebno zbog toga što ono, po prirodi stvari, dovodi do smanjenja broja zaposlenih, pa je otpor još izraženiji. Međutim, modernizacija poslovanja je neophodna i ona se ne može zapostavljati samo zato da bi se očuvala radna mesta koja su po modernim kriterijumima neodrživa.
Najčešći izvor problema pri uvođenju ERP rešenja predstavljaju bojazan i otpor ključnih korisnika starog računovodstvenog sistema. Otpor se, po pravilu, javlja kod korisnika koji su u starom sistemu imali celokupan uvid u funkcionisanje i koji su jednostavno kontrolisali taj sistem. Razlog za njihovu bojazan leži u činjenici da je ERP obuhvatniji, a time i kompleksniji od starih računovodstvenih sistema. Poseduje mnogo opcija i zahteva drugačiji način rada, tako da su korisnici koji su do jednog momenta imali potpunu kontrolu sad u novom okruženju, u kome se ne snalaze. Zbog toga je potrebno vreme da se bolje upoznaju sa sistemom i načinom rešavanja problema u svakodnevnom radu.
Korisnici novog ERP sistema često nailaze na teškoće zato što su u starim sistemima obično znali kako da obrišu ili nameste proknjižene stavke po potrebi, odnosno kako da nakon unosa promene ili modifikuju podatke direktno u tabelama programa. Ove duboko ukorenjene navike, međutim, ne mogu se preslikati na rad u ERP‑u, koji to ne dozvoljava. Umesto brisanja i izmena koriste se storno‑nalozi, kako propisi i nalažu. Veoma je važno da se menadžementu kompanije predoči da jedino na ovaj način ima potpunu kontrolu sistema, jer tako niko može da „šteluje“ glavnu knjigu.
Još jedan tipičan problem je nepoštovanje organizacije projekta, što se dešava kada neko od ključnih korisnika, mimo organizacije, preusmeri komunikaciju nadzornom odboru projekta, kako bi nametnuo autoritet i prečicom rešio problem. Dobar korak u implementaciji projekta jeste ukazivanje na ovakve stvari na samom početku i jasno predstavljanje projektne organizacije.
Do problema nejasne organizacije dolazi kada se u žurbi ili usled nezainteresovanosti ne utvrdi tačan tim koji će raditi na sistemu. Neki korisnici obično pokušavaju da izbegnu zadatke, što se posebno dešava onda kada imaju dosta svakodnevnih obaveza, pa rad na ERP sistemu doživljavaju kao dodatno opterećenje. Da bi izvođenje projekta bilo kvalitetno, korisnici se moraju motivisati smanjenjem nivoa dnevnih obaveza ili uvođenjem nagrada, a ne treba zaboraviti ni nagrađivanje vođe projekta.
Ukorenjene navike dovode i do problema sa korisnicima koji zahtevaju iste forme, izveštaje i obrasce kakve su koristili u starom programu, umesto da se usredsrede na pravilno uvođenje sistema i ključne procese. Ovaj problem treba da reše vođe projekta i da jasno odrede prioritete.
Osim navedenih, u postupku uvođenja ERP rešenja mogu da se pojave i razne druge poteškoće, zbog čega je preporučljivo da se prilikom prve prezentacije (tzv. kick‑off meeting) sve ovo na dobronameran način predoči projektnom timu, u cilju boljeg izvođenja projekta i smanjenja nepotrebnog stresa.
Nedeljko Kuduz
0 %s Comments