MODERNA I EFIKASNA (JAVNA) NABAVKA – EN STORAGE

Business&IT | Business&IT-br.5 | Tehnologije

Digitalizacija svih poslovnih procesa je cilj kojem se približavamo, korak po korak. Jedan od ovih koraka je elektronsko upravljanje procesom nabavke…

Elektronska nabavka je pojam koji se povremeno pominje, ali je u našoj okolini, na žalost, još uvek nedovoljno poznat i korišćen. Zakonska regulativa i praksa upućuju na to da se svaka nabavka obavlja kroz proces tendera, koji obuhvata obimnu dokumentaciju, koja uglavnom stiže u papirnom obliku. Kako je digitalizacija svih poslovnih procesa sve zastupljenija, pitanje je trenutka kada će i ovaj proces biti kompletno digitalizovan.

U razvijenim ekonomskim sistemima ovaj način nabavke funkcioniše veoma dobro, a sve veći broj developera razvija i specijalizovane sisteme. Jedan od takvih je i Data Flow kompanije EN Storage, koji je nedavno stigao na naše tržište.

Šta je Data Flow?

Data Flow je informacioni sistem koji omogućava elektronsko upravljanje kompletnim procesom nabavke – od početnog zahteva do potpisivanja ugovora. Ovaj sistem utiče na povećanje efikasnosti odeljenja nabavke, optimizacijom procesa nabavke uz smanjenje vremena i troškova.

Ovaj sistem omogućava da svaki novi zahtev najpre prođe kroz proces odobravanja, pre nego što stigne do službe za nabavke. Nakon odobravanja zahtev postaje projekat (kompletan proces organizovan je po projektima), a svaki projekat ima svoj scenario nabavke, sastavljen od više aktivnosti.

Definisanje scenarija nabavke smanjuje mogućnost da dođe do greške, jer omogućava jednostavno i lako praćenje svih koraka. Tako se definišu i odgovorne osobe, koje putem e‑mail‑a dobijaju zahteve, koje prosleđuju na dalju obradu ili vraćaju na doradu.

Pre slanja poziva dobavljačima za učešće na tenderu, potrebno je definisati kriterijume nabavke kojima se, izraženo u procentima, definiše „težina“ svih aspekata koji se procenjuju, a analiza cena vrši se prema definisanim elementima RFQ matrice, koja funkcioniše po principu pivot‑tabela.

Šta Data Flow obuhvata?

Data Flow obuhvata i portal dobavljača, koji predstavlja centralno mesto preko kojeg dobavljač komunicira sa kupcem i učestvuje u nabavkama. Dobavljači se registruju na portalu i na taj način bivaju upućeni u sve trenutne i predstojeće tendere, aukcije itd.

Još jedna od važnih funkcionalnosti jeste upravljanje komunikacijom. Naime, kompletna komunikacija odvija se na jednom mestu, a sistem može maskirati nazive dobavljača tokom procesa, kako bi se smanjila mogućnost manipulisanja.

Proces nabavke zatvara se automatskim kreiranjem ugovora na osnovu rezultata tendera, uz mogućnost upravljanja pojedinim stavkama ugovora.

Sistem kakav je Data Flow omogućava automatizaciju i optimizaciju kompletnog procesa nabavke i na taj način višestruko smanjuje utrošak vremena i novca, a povećava produktivnost. Sistem je fleksibilan, te se lako može integrisati sa postojećim ERP sistemima za upravljanje poslovanjem. P.R.