O koracima koji su na putu digitalizacije poslovanja preduzeti u JKP Mediana Niš, postignutim rezultatima i planovima za budućnost razgovarali smo sa direktorom ovog preduzeća Dragoslavom Pavlovićem

Javno komunalno preduzeće Mediana Niš, čija je osnovna delatnost sakupljanje i deponovanje otpada koji nije opasan, uklanjanje otpadnih voda, tretman i odlaganje opasnog otpada, održavanje zgrada, pripreme gradilišta, kao i usluge zbrinjavanja kućnih ljubimaca, osnovano je 1990. godine u Nišu. Pored osnovne delatnosti, preduzeće se može baviti i gajenjem sadnog materijala, gajenjem useva i zasada, održavanjem i popravkama vozila i gajenjem šuma. U svom sastavu JKP Mediana poseduje i nekoliko specijalizovanih maloprodajnih objekata za trgovinu cvećem, sadnicama, semenjem, đubrivima.

Na putu digitalizacije poslovanja, prvi korak koji je JKP Mediana Niš preduzeo je uvođenje aplikativnog rešenja za upravljanje poslovanjem (ERP – Microsoft Dynamics NAV), rešenja za poslovno odlučivanje (BI – Microsoft Business Intelligence), rešenja za upravljanje dokumentima (ComDoc DMS – Dokument menadžment sistem) i rešenja za upravljanje voznim parkom (FMS – Fleet Management System).

Molim Vas, predstavite se našim čitaocima?

Dragoslav Pavlović: Moje ime je Dragoslav Pavlović, diplomirani sam elektroinženjer, zaposlen u JKP Mediana Niš na mestu direktora preduzeća.

Angažovani ste na poziciji koja sa sobom nosi brigu o strateškim odlukama u Mediani, pa nam recite koja je uloga IT-ja u realizaciji ovih odluka.

Dragoslav Pavlović: IT današnjice je izuzetno daleko od svojih korena. Nepobitno je da se donošenje poslovnih odluka u modernoj kompaniji prilično oslanja na sektore koji povezuju poslovne procese, sektore koji mogu da prikupljaju i generišu informacije, sektore koji se bave podacima i statistikom. Ovo je nezamislivo bez IT-ja. Dobar softver koji obradom parametara može da izvodi zaključke veoma je važan za brzinu odlučivanja i nesporno je da tu utakmicu uvek dobija IT sektor poslovanja. Strateški, velike kompanije poput naše prilično su inertne u promenama. Međutim, i male promene proizvode prilično značajne posledice. Uloga IT-ja je ne samo da prepozna ove promene već i da ih kanališe na bazi realnih parametara ka što boljem poslovnom cilju. Pravovremeno prepoznavanje grešaka u sistemu ili pojava na tržištu može usmeriti kompaniju ka ispravnom cilju.

Sa kojim problemima ste se susreli otkad ste došli na poziciju direktora Mediane, pa ste došli na ideju da unapredite poslovanje ovim rešenjima?

Dragoslav Pavlović: Svi oni problemi koji prate javna i javna komunalna preduzeća širom Srbije. Tranziciona vremena kroz koja prolazi srpska privreda zahtevaju veliku agilnost u poslu. Mobilnost i brzina podataka, koje su potrebe modernog društva, veoma često nisu prisutne u kompanijama u kojima je država većinski vlasnik kapitala. To je uglavnom svojstveno „privatnom“ sektoru. Zato se ovaj sektor prirodno brže snalazi prilikom bitnih društvenih promena. Ja uvek sebi postavljam sledeća pitanja: Šta bi se dogodilo kada bi grad Niš odlučio da delatnost čišćenja, zelenila ili odvoza otpada da na tržište? Ko bi se sve javio? Da li bi moje preduzeće bilo konkurentno? Na koji način bismo dobili taj posao?

Kompleksnost odgovora na ova pitanja dovodi do novih pitanja. Ovo govorim iz razloga što nije samo tehnička opremljenost i/ili kadrovski kapacitet činjenica koja predstavlja dobitnu kombinaciju. Ono što je neophodno svakom sistemu modernog društva jesu arterije i vene tog sistema, komunikacioni putevi sa dobrim softverskim rešenjima koja omogućavaju povezanost segmenata poslovanja radi opšteg poslovnog uspeha. Nažalost, nisam siguran koliko je svest o važnosti ovog pitanja ukorenjena u javnim komunalnim preduzećima današnjice. Moderne kompanije moraju biti visokosofisticirani entiteti koji se svakodnevno razvijaju na polju inteligencije. Stalno unapređenje softvera kojim se upravlja procesima i unapređenje procedura poslovanja danas su garant dobrog poslovanja i uspeha na tržištu.

Možete li nam reći nešto više o rešenjima koja ste uveli u poslovanje Mediane?

Dragoslav Pavlović: Osnovna stvar kod uvođenja softvera je pokriti što veći deo poslovanja korišćenjem jednog sistema, kako bi podaci bili centralizovani i tačni. Uvođenjem ERP sistema implementirali smo ceo proces nabavke, od kreiranja plana, preko integracije sa portalom javnih nabavki, do same realizacije nabavke. Implementiran je potpuno automatizovan proces trebovanja iz magacina, prilagođeni su servisni nalozi za održavanje vozila i kontejnera, proces izdavanja goriva i praćenja potrošnje.

Kompletna evidencija korisnika usluga vrši se iz Microsoft Dynamics NAV-a, a omogućena je i integracija sa JKP Objedinjena naplata, koje kreira mesečne račune za fizička lica. Evidentira se svako deponovanje otpada na deponiji, a zatim se na kraju meseca automatski kreira faktura za pravna lica i preduzetnike. Napravljena je automatizacija prilikom knjiženja pazara bifea, restorana i cvećara. Implementirana je automatizacija pri knjiženju u maloprodajnim objektima, kod knjiženja izvoda, faktura, povezivanje stavki kupaca i dobavljača po pozivu na broj itd. PDV evidencija je isključivo u NAV-u i fajl za uvoz poreske prijave u aplikaciju E-porezi se automatski kreira na osnovu prethodno proknjiženih ulaznih i izlaznih faktura. Proces plaćanja u NAV-u je implementiran tako da se sva plaćanja vrše automatski, i to kreiranjem ili XML fajla i TXT fajla, u zavisnosti od potrebe banke u kojoj se vrše plaćanja, i u potpunosti su rađeni po našim zahtevima.

U NAV se unose matični podaci radnika, kao i evidencija prisustva i odsustva zaposlenih, automatske dodele prava godišnjih odmora na osnovu Kolektivnog ugovora, izdavanje rešenja o plaćenim, neplaćenim i danima godišnjeg odmora i kompletno izveštavanje o zaposlenima se radi iz NAV-a. Takođe, i obračun zarade je implementiran i prilagođen za javna preduzeća kao što je naše.

Uvođenjem DMS-a posao oko dokumentacije se znatno ubrzao: arhiviranjem se dokumenti automatski zavode u delovodnu knjigu, interne dostavnice se kreiraju na klik, a pretraga i pristup dokumentima su trenutni i zaštićeni dodeljenim privilegijama na sistemu. Pored toga, automatizovali smo radne procese kroz definisane tokove rada, što je takođe doprinelo poboljšanju efikasnosti u našem poslovanju.

FMS je automatizovao proces izdavanja potvrde o ispravnosti vozila i izdavanje putnih naloga konkretnom vozaču. Svi podaci o vozačima i vozilima prenose se iz ERP-a, tako da se unos obavlja na jednom mestu, bez dupliranja posla.

Sve ovo zajedno obuhvaćeno je rešenjem za poslovno odlučivanje – BI, koje iz svih ovih delova sistema uzima potrebne informacije i pravi set izveštaja koji je unapred definisan, kako bi odgovorio na potrebe naše kompanije i pomogao u odlučivanju u daljem radu.

Da li su ova rešenja povezana? Kako je to uticalo na automatizaciju poslovanja?

Dragoslav Pavlović: Kada se kaže automatizacija poslovanja, pre svega mislimo na to da nas neki program vodi od početka do kraja procesa. U kompaniji u kojoj ne postoje automatizovana rešenja svaki pomak na ovom polju je dobrodošao. Prelazak sa excel tabela na moderan poslovni softver je velika promena kod mnogih. Potrebno je prilagoditi se ovakvom okruženju i pre svega shvatiti da su danas, više nego ikada, informacije i podaci merilo snage. Što brže upotrebite one informacije koje su vam na raspolaganju, to ćete brže napredovati.

Samo jedan od primera integracije ovih sistema jesu servisni nalozi za održavanje vozila koji se kreiraju u NAV-u i putni nalozi koji se kreiraju u FMS sistemu, jer nije moguće izdavanje putnih naloga za vozila koja imaju otvoren servisni nalog. Takođe, izdavanje goriva nije moguće bez poziva po kom putnom nalogu se vrši isto.

Smatrate li odluku da pređete na cloud infrastrukturu dobrom i zbog čega?

Dragoslav Pavlović: Cloud je tekovina modernog društva. Jako shvaćen i prihvaćen u razvijenom svetu, kod nas se nažalost još uvek bori za objašnjenje sopstvene potrebe. Tu je sve jasno: potpuno je opravdano da umesto nabavke i opremanja data centra ili angažovanja novih zaposlenih koji bi održavali opremu, kupite lokaciju u etru koja će vas narednih godina najmanje duplo manje koštati, jer opremu, pre svega, s vremena na vreme morate menjati, u skladu sa tehnološkom revolucijom. Količina podataka se povećava iz godine u godinu, brzina rada raste geometrijskom progresijom, zarade IT stručnjaka su znatno veće upoređujući sa komunalnim radnicima. Bezbednost podataka je od presudne važnosti. Zato se moraju pronaći održiva rešenja i sistemi koji su pre svega bezbednost podigli na najviši mogući nivo.

Molim Vas, recite nam sa kojim ste se tehničkim, organizacionim i izazovima u komunikaciji sa dobavljačima suočili prilikom implementacije ovih rešenja. Kako ste ih rešili?

Dragoslav Pavlović: Nije bilo značajnih odstupanja od planiranog. Posao je u potpunosti urađen u dogovorenim rokovima, na zadovoljstvo obe strane. Poteškoće koje su se javile bile su praktično organizacione prirode, tipa da ne postoje resursi u pojedinim delovima preduzeća jer je naše preduzeće prilično geografski razuđeno. Dobra priprema uvek predstavlja pola posla.

Kako su ljudi prihvatili ova rešenja?

Dragoslav Pavlović: Kao što sam i očekivao. U svakoj kompaniji postoji 10-15% ljudi koji su uvek otvoreni za sve nove tehnologije i oberučke prihvataju napredak. Zatim imate 70% ljudi koji odrađuju svoj posao korektno, ali koje je potrebno usmeriti i zadati im zadatak. Na kraju, postoji i 10-15% ljudi koji vuku kočnicu, što nije uvek loše jer su ti ljudi večiti opominjači, za onog ko zna da ih sluša. Na direktoru je da prepozna one ljude koji su spremni da prihvate breme novog posla na sebe kako bi implementacija bila brže urađena. Potrebno je stalno raditi sa ljudima, jer čovekova priroda je da se teško lišava usađenih navika. Zato su potrebni stalni razgovori sa svima u procesu, jer je zaposlenima uvek potreban podsticaj i dodatno razjašnjenje. Naravno, i stalno ponavljanje, jer ponavljanje je majka učenja.

Koje uštede su ostvarene uvođenjem ovog sistema rešenja?

Dragoslav Pavlović: Uštede koje su ostvarene i za koje smatram da u budućnosti tek mogu biti ostvarene jesu, pre svega, uštede nastale u prepoznavanju nepotrebnih nabavki dobara, usluga i radova. Kompletna slika sistema preduzeća na interfejsu direktora jednog od sistema može pomoći da se u budućem periodu, narednoj godini ili skorije, procesi i nabavke usmere ka uštedama. Ukrštanjem podataka usklađuju se tehnički i kadrovski kapaciteti, štedi se vreme nabavke dobara i urađenog posla, prepoznaju se značajna i kritična odstupanja – jednostavno, postoji bolji pregled poslovanja čitavog sistema. Značajne su i uštede na radnoj snazi, koja je uvek skup resurs. U našim delatnostima potpuno je opravdano angažovati jednog radnika više na terenu u zamenu za jednog radnika u administraciji.

Kakvi su Vaši utisci o saradnji sa COMING-om?

Dragoslav Pavlović: COMING ima veoma profesionalan pristup. Brz i efikasan odziv kolega iz COMING-a doprineo je uvođenju „pametnih“ sistema. Stalna prisutnost prilikom implementacije pokazala je izuzetnu posvećenost poslu i činjenicu da se unapređenje poslovanja zasniva na međusobnoj saradnji.

Da li planirate razvoj ovih rešenja u cilju poboljšanja poslovanja? Koji su Vaši planovi za budućnost?

Dragoslav Pavlović: Potpuna digitalizacija procesa u kompaniji i potpuno tačne i prečišćene baze podataka su osnova za svaki razvoj. To je baza na koju se jako oslanjate prilikom odlučivanja, zato ne moram posebno da govorim o tačnosti podataka. Sistem koji zamišljam je jako automatizovan. Primer je potpuna automatizacija procesa popravke vozila u radionici. Od dijagnostike, preko nabavke, do ugradnje delova ima puno skretnica, postoji puno mogućnosti za grešku. Moja želja je da razvijemo programska rešenja koja bi automatski usmeravala procese i davala potencijalne mogućnosti radi bržeg i preciznijeg odlučivanja. Ovo će ubrzati procese i doneti znatne uštede.

Imate li neku poruku za kompanije koje razmišljaju o sličnim rešenjima?

Dragoslav Pavlović: Uređene baze podataka, uvođenje inteligentnog sistema kao pomoć pri odlučivanju i uređenje nekoliko desetina procesa u preduzeću sa više delatnosti može samo biti dobar trend. Na ovaj način tek počinje razvoj. Ko se nije na vreme uključio u trku sa modernizacijom u nekom trenutku sigurno gubi meč.

Liana Paunović, COMING