Prepoznajući značaj dobrog ERP rešenja za efikasno poslovanje, kompanija D Express već duži niz godina koristi Microsoft Dynamics NAV 2009 R2. Integracija sa ostalim aplikacijama i dodatne mogućnosti koje Microsoft Dynamics NAV 2018 pruža bile su glavni razlozi za nedavni prelazak na ovu verziju…

Kompanija D Express je ekspresna kurirska služba koja obavlja prijem, prenos, isporuku i kurirsku dostavu pošiljaka. Poseduje 21 distributivni centar, 750 transportnih vozila i ima 1.100 zaposlenih.

Isporuka 60.000 paketa dnevno vrši se po principu „danas za danas“ i „danas za sutra“, dok se međunarodni transport pošiljaka vrši u više od 180 zemalja. Kupcima je na raspolaganju i niz dodatnih usluga, kao što su: povrat potpisanih otpremnica, pošiljke sa plaćenim odgovorom, obaveštenje SMS-om nakon isporuke, lično uručenje uz potpis i otkupne pošiljke. Kompletan proces isporuke prati se i dokumentuje elektronski, u realnom vremenu, korišćenjem centralizovanog softvera i adekvatnog uređaja koji poseduje svaki kurir.

Rast produktivnosti i efikasnosti, kao i povećanje konkurentnosti na tržištu, bili su osnovni poslovni izazovi za D Express. Inače, u ovoj kompaniji davno su uvideli značaj ERP rešenja, pa kompanija već duži niz godina koristi Microsoft Dynamics NAV 2009 R2. Integracija sa ostalim aplikacijama, kao i dodatne mogućnosti koje novi NAV pruža, bili su dovoljni razlozi za prelazak na ovu verziju.

Proces implementacije NAV-a

COMING je održavao Microsoft Dynamics NAV 2009 R2 za D Express više od deset godina, a početkom ove godine implementirana je nova verzija NAV-a. Na produžetak ove saradnje u kompaniji D Express odlučili su se iz prostog razloga što COMING najbolje poznaje njihove poslovne procese i specifične funkcionalnosti koje su im potrebne. Najveći deo njih je upravo COMING i razvio. Pri implementaciji novog NAV-a cilj je bio preneti sve postojeće funkcionalnosti, a pojedine doraditi i poboljšati.

Nakon uspešne migracije postojećih funkcionalnosti, pristupilo se testiranju. Zaposleni su odmah započeli sa testiranjem na novom sistemu, a uporedo su razvijane nove funkcionalnosti. Tim programera i inženjera dalje je prilagodio softversko rešenje u skladu sa svim zahtevima i pripremio platformu za početno stanje. Rešenja su uvođena fazno, pri čemu je poseban značaj pridat edukaciji i podršci zaposlenima u kompaniji. Glavni izazov predstavljalo je implementiranje identičnih izveštaja na kakve je korisnik navikao, s obzirom da su tehnologija i način izrade izveštaja drugačiji u odnosu na raniju verziju.

Nekoliko sedmica pre potpunog prelaska na novi sistem sprovedene su pripremne radnje, sređene su stavke kupaca i dobavljača, evidencija osnovnih sredstava i artikala i izvršene su pripreme za integraciju. Izvršena je integracija Microsoft Dynamics NAV-a 2018 sa BTP softverom, pa je time omogućeno slanje faktura i specifikacija u trenutku fakturisanja.

Takođe, implementirane su i optimizovane nove funkcije za generisanje faktura. S obzirom na to da se radi o velikom broju faktura, razvijena je dorada za noćno knjiženje. Uvoz velikih bankarskih izvoda vrši se u pomoćnoj tabeli, dok se knjiženje obavlja automatski, noću. Na ovaj način postignuta je mogućnost simultanog rada, dok se noćnim knjiženjem izbegava zaključavanje tabela u toku radnog vremena.

Primarna delatnost kompanije D Express je vršenje usluga dostave, ali sa rastom i razvojem javila se potreba i za prodajom pojedinih artikala, pa je u tu svrhu implementiran i modul prodajnih porudžbina. S obzirom na veliki broj kupaca i dobavljača, kompenzacije predstavljaju važnu komponentu u poslovanju ove firme. Grupno predlaganje i knjiženje kompenzacija u velikoj meri je olakšalo krajnjem korisniku ovaj proces. Definisane su role (uloge) i svakom korisniku je dodeljena odgovarajuća. Time su svi sektori unutar firme ograničeni na rad u definisanom delu softvera.

Kompanija D Express sarađuje i sa inostranim kupcima i dobavljačima, tako da je implementacija automatskog kursiranja umnogome olakšala rad u finansijama. Funkcija grupnog zatvaranja stavki kupaca i dobavljača po datumu dospeća ili po pozivu na broj rešila je raniji problem nagomilavanja nezatvorenih stavki.

Prilikom zapošljavanja novih radnika, svi podaci sa lične karte se pomoću čitača automatski direktno upisuju u NAV, čime je minimizovana mogućnost da dođe do greške. Svi ugovori, aneksi i sporazumi sada se generišu i štampaju iz NAV-a. Ceo HR proces je zaokružen jer se izveštaji za kadrovsku službu nalaze na jednom mestu, u NAV-u, gde ih je lakše obrađivati i menjati. Isplatni listići šalju se na odgovarajuće mail-ove zaposlenih, što je maksimalno automatizovalo dotad naporan posao ličnog uručenja, imajući u vidu broj centara i broj zaposlenih.

ComSale – rešenje za upravljanje prodajom

Uz Microsoft Dynamics NAV 2018, kompanija D Express odlučila se i za ComSale rešenje za upravljanje prodajom, koje je razvio COMING.

Poslovni rezultati zavise u najvećoj meri od odnosa kompanije sa klijentima, pa njihovo unapređenje primenom adekvatnog softvera može samo doneti boljitak i konkurentsku prednost. Shvatajući probleme i izazove sa kojima se kompanija D Express susreće, COMING je pomoću ComSale aplikacije pružio adekvatno rešenje za njih.

ComSale objedinjuje CRM i upravljanje projektima, a upotrebom dodataka softver dobija i nove funkcionalnosti. CRM komponenta omogućila je prodajnom, marketinškom i timu korisničke podrške bolju komunikaciju, zakazivanje sastanaka i dogovora, slanje ponuda i dr. Najveća prednost rešenja je mogućnost praćenja prognoze prodaje za više godina, a kompanija uz to ima i sve informacije o kupcima, čak i u slučaju da neki od prodavaca napuste kompaniju.

ComSale je integrisan sa NAV-om na sledeći način: prodavci kreiraju priliku, a ukoliko se prilika realizuje u NAV-u se automatski kreira kontakt, a iz kontakta kupac. Naravno, adekvatnom prethodnom proverom eliminisano je svako dupliranje podataka.

Postignuti rezultati

Microsoft Dynamics NAV 2018 je svakako dobar izbor – radi se o svetskom rešenju koje raste zajedno sa potrebama poslovanja. Dakle, u kompaniji D Express su izborom ovog rešenja eliminisali potrebu za novom investicijom u aplikaciju za upravljanje poslovanjem u bliskoj budućnosti.

Neki od rezultata postignutih uvođenjem novog poslovnog rešenja su: jednostavnost korišćenja, praćenje kupaca po različitim kategorijama, niz posebno prilagođenih izveštaja, trenutni uvid u stvarno stanje poslovanja, automatsko knjiženje, detaljan prikaz kartice kupaca, automatsko slanje faktura na e-mail, mogućnost pristupa aplikaciji preko web-a, jednostavnost pretrage, s obzirom da su svi podaci maksimalno linkovani, a kretanje kroz program jednostavno.

Kompanija D Express je odabirom adekvatnih poslovnih rešenja donela stratešku odluku u prilog pouzdanosti i automatizacije rada svojih servisa. Na ovaj način kompanija je opravdala svoju poziciju lidera u isporuci pošiljki, kao pouzdan partner za svoje korisnike.

Dušan Simijonović
COMING