U saradnji sa kompanijom COMING, u Preduzeću za puteve Požarevac realizovan je proces digitalne transformacije, koji je obuhvatio integraciju tri nova poslovna rešenja: Microsoft Dynamics BC ERP-a, ComDoc rešenja za upravljanje dokumentima i Fleet Management sistema za upravljanje voznim parkom

Preduzeće za puteve Požarevac, privredno društvo koje posluje na teritoriji Braničevskog i Podunavskog okruga, ima širok proizvodni program u okviru građevinske delatnosti, koji se odnosi na izgradnju i održavanje puteva, aerodromskih pista, sportskih objekata, kao i brojnih lokalnih puteva i prateće putne infrastrukture.

Sa širenjem mreže delatnosti i obima posla kojim se PZP Požarevac bavi javila se, pre svega, potreba za integrisanom bazom podataka, zahvaljujući kojoj će se sve informacije nalaziti na jednom mestu, kao i za jednostavnim i funkcionalnim rešenjem koje će omogućiti brzu i jednostavnu manipulaciju dokumentima. Pored toga, s obzirom na veliki broj vozila u preduzeću i otežano praćenje funkcionalnosti i potrebne dokumentacije za sva vozila, posebnu primenu našao je i Fleet Management System.

Microsoft Dynamics BC za bolju kontrolu

U cilju digitalizacije i lakšeg upravljanja poslovima, Preduzeće za puteve Požarevac odlučilo se za Microsoft Dynamics BC (NAV) sistem, koji kombinuje opšte odlike ERP (Enterprise Resource Planning) rešenja i neke specifičnosti koje ga čine odličnim izborom na našem tržištu.

Glavni benefit implementacije ERP-a u PZP Požarevac ogleda se u integraciji svih poslovnih i proizvodnih procesa, a centralno mesto za to je NAV BC. Ono što je PZP-u omogućeno ovim rešenjem jeste objedinjavanje vođenja evidencije radova i potrošnje materijala na gradilištima, kao i automatsko generisanje privremenih situacija. Takođe, proces ponude objedinjen je sa procesom prodaje i nabavke. Proizvodnja asfalta povezana je sa procesom ugradnje po mestima troškova, kao i prodaja asfalta. Automatizovan je i računovodstveni proces, gde zaposleni na licu mesta može dobiti fakturu, za razliku od ranijeg iskustva, gde se po fakture moralo lično odlaziti u računovodstvo. Ove aktivnosti su se pre uvođenja ERP-a vodile interno po različitim excel tabelama, a zaposleni nisu imali centralni uvid u izvršenja po danima, kao i potrošnju materijala po pozicijama.

Pre samog procesa implementacije, stručnjaci iz kompanije COMING su, u saradnji sa PZP Požarevac, napravili analizu celokupnog sistema kroz dokument funkcionalne specifikacije i predložena su rešenja za unapređenje kroz NAV sistem. Cilj projekta bio je da se automatizacijom i ubrzanim odvijanjem procesa poveća efikasnost organizacije. Zahvaljujući boljem uvidu u sistem i smanjenju logistike, primenom ovog rešenja značajno su smanjeni troškovi poslovanja, uključujući i troškove nastale usled zakasnelog odlučivanja i reagovanja.

Dodatni benefiti ovog rešenja su: smanjenje telefonske komunikacije, jer sistem treba da ima sve informacije o poslovnim promenama koje se dešavaju; digitalizacija većine dokumenata koji su se do sada obrađivali ručno; celovit uvid u poslovne promene, kao i eliminisanje svih mesta gde se unos podataka duplira.

Primenom novog rešenja korisnik je dobio privilegiju da sve podatke skladišti u jednu bazu podataka, što olakšava planiranje i upravljanje resursima.

Reorganizacija papirne dokumentacije u bezbedan cloud sistem

Kako bi se ubrzao proces digitalne transformacije, u privrednom društvu PZP Požarevac integrisana je obrada podataka između ERP i DMS sistema. U skladu sa osnovnim ciljem preduzeća da omogući jednostavno arhiviranje i manipulaciju dokumentima, kompanija COMING predložila je implementaciju svog ComDoc rešenja, document management sistema koji obezbeđuje jednostavan unos podataka, brzu organizaciju dokumenata i laku pretragu.

ComDoc je DM sistem u potpunosti razvijen od strane COMING-ovog razvojnog tima. Ovo rešenje je web aplikacija razvijena u NET-u i oslanja se na MSSQL kao pozadinski RDBMS. Rešenju je moguće pristupati i sa mobilnih platformi, a sastoji se od nekoliko modula. Osnovni moduli su:

• Digitalna pisarnica sa digitalnim potpisima;
• Radni procesi;
• E-fakture.

Različita rešenja u okviru sistema omogućila su korisniku kreiranje stabla kategorija po želji (fakture, ugovori, po godinama itd.); kreiranje, upravljanje i pokretanje procesa obrade dokumenata; digitalno potpisivanje dokumenata; skeniranje dokumenata direktno iz pretraživača (IE, Chrome, Firefox), uz automatsko otvaranje dijaloga za izbor i opisivanje tipa dokumenta.

Sa ovim rešenjem zaposleni u PZP Požarevac dobili su mogućnost jednostavnog pregleda dokumenata, podele poslova i olakšan rad i rukovanje, dok je samo preduzeće osiguralo visok stepen zaštite podataka, unapred definisan tok dokumenata, uštedu vremena i novca kroz sigurnu i jednostavnu digitalizaciju.

Upravljanje voznim parkom

S obzirom na povećanje broja vozila u PZP Požarevac, kao učestao problem javljali su se neredovni tehnički pregledi, isticanje lekarskog uverenja, saobraćajne i vozačke dozvole. Svi ovi zadaci, o kojima je do sada brinula služba za transport, sada su regulisani efikasnim sistemom za upravljanje voznim parkom.

Fleet Management System, kao deo integralnog rešenja NAV BC, razvila je kompanija COMING, kao rešenje za kompletno planiranje, praćenje i kontrolu svih aspekata rada vozača i vozila. Aplikacija kroz svoj alert sistem obaveštava preduzeće o svim važnim događajima, kao što su: vreme isteka nekih dokumenata (lične karte, vozačke dozvole, registracije itd.), rokovi upotrebe opreme (atesti za plin, prva pomoć i dr.), održavanje i preventivno servisiranje, istek osiguranja, zamena guma i sve drugo što je bitno za upravljanje voznim parkom.

U okviru ovog sistema razvijeno je nekoliko funkcija:

• Vođenje evidencije i upravljanje voznim parkom;
• Održavanje;
• Incidenti;
• Magacin;
• Izveštaji.

Pomoću ovih funkcija korisnik može da vodi evidenciju o zaposlenom, vozilu i stanju goriva u vozilu; evidenciju o svim jednokratnim, redovnim i vanrednim servisima; istoriju servisa i praćenje intervala servisiranja, a u slučaju nezgode moguće je evidentirati sve detalje u vezi sa incidentom. Takođe, u okviru funkcija magacina i izveštaja, korisnik može evidentirati i lako pretražiti sve neophodne artikle, poput guma, opreme i rezervnih delova, ali i dobiti izveštaj o registraciji, servisima, održavanju i potrošnji goriva. Omogućeno je definisanje servisnog naloga, odnosno naloga za popravljanje vozila, kao i naloga za nabavku opreme, alata i materijala. Važno je istaći i prednosti koje ovo rešenje nudi iz ugla finansija, dajući jasan uvid u to koja vozila doprinose preduzeću, a sa kojima postoji problem.

Kako bi preduzeće poput PZP Požarevac, sa velikim voznim parkom, iskoristilo pun potencijal motornih vozila koje poseduje, neophodno je da u svakom trenutku ima informacije o trenutnom stanju i detaljan pregled svih troškova. Uz Fleet Management System korisnik je dobio savremen softver koji ima mogućnost da pravovremeno zavodi sve poslovne promene i omogući pouzdano i tačno izveštavanje u momentu kada je to potrebno. Takođe, softver je povezao sve poslovne procese i olakšao komunikaciju, kako internu komunikaciju u preduzeću, tako i eksternu. Omogućeno je brzo i lako pronalaženje uskih grla i problematičnih tačaka koje generišu rashode.

Prelazak sa starog na nov softver predstavljao je veliki izazov za zaposlene u Preduzeću za puteve, što je zahtevalo treninge i specijalnu obuku. Kroz celokupan proces digitalne transformacije PZP Požarevac blisko je sarađivao sa kompanijom COMING, koja je omogućila kompletan proces integracije ova tri poslovna rešenja. U okviru saradnje podrazumevano je i održavanje, kao i konstantna podrška radu koju COMING pruža.

COMING